Nikken automatise son système de facturation

L'entreprise de location japonaise Nikken a mis en place un système automatisé de traitement des factures dans 250 de ses agences de location au Japon. L'entreprise affirme que cette technologie, baptisée « Bill One » de Sansan Inc., lui permettra d'économiser plus de 0,68 million d'euros par an et de réduire sa charge de travail de 14 000 heures.

L'entreprise reçoit jusqu'à 276 000 factures d'achat par an. Auparavant traitées au format papier, elles nécessitaient une externalisation (pour les contrats de relocation) et un travail interne considérable. Le système Bill One reçoit les factures papier, les numérise et les télécharge dans le cloud.

En plus de la charge de travail, Nikken a déclaré que les fluctuations des montants des transactions causées par les changements dans les périodes de location entraînaient de fréquentes divergences entre les paiements et les détails des factures.

Équipement de construction dans la flotte de location de Nikken.

L'entreprise a également automatisé le rapprochement des informations de paiement en reliant les données des factures à ses principaux systèmes comptables. Cela permet aux équipes commerciales d'identifier rapidement les écarts et de mettre en place un système leur permettant de confirmer les informations auprès des fournisseurs, renforçant ainsi le partage d'informations et améliorant leur précision.

Tsuna Kazuma, directeur général adjoint de la division gestion de Nikken, a déclaré : « Anticipant les futures pénuries de main-d’œuvre, nous souhaitons abandonner un modèle économique à forte intensité de main-d’œuvre. L’un des moyens d’y parvenir est de nous concentrer sur la refonte de nos processus internes grâce à l’informatique. Ce projet a été lancé dans le cadre de cette initiative stratégique. »

Kazuma a déclaré que le système a été adopté par plus de 10 000 clients au cours de l'année écoulée ; « De plus, sur les quelque 276 000 factures que nous recevons chaque année, plus de 80 % sont reçues par voie électronique, ce qui démontre des progrès constants dans nos efforts de numérisation.

« Compte tenu de la diversité de notre portefeuille de produits, qui comprend des véhicules, des machines, des équipements, des marchandises, des pièces détachées, des achats de services et des transports, nous pensons que cette initiative a permis à un large éventail de secteurs de bénéficier des avantages de la transformation numérique. »