Como as empresas de aluguel podem se modernizar para crescer

Minimizar a subutilização de equipamentos é um problema constante para empresas de locação. Imagem: Adobe Stock

Na verdade, isso ocorre porque, à medida que as taxas diminuem e as expectativas dos clientes aumentam, as antigas formas de trabalho começam a mostrar suas limitações.

A modernização hoje não se resume apenas à eficiência, mas também à proteção das margens de lucro, à melhoria do serviço e à criação das bases para o crescimento.

Graham Dobbs, diretor administrativo da área de soluções de locação da Klipboard – que inclui o antigo software de locação da marca InspHire – acredita que o mercado de locação sempre demonstrou resiliência diante de novas pressões.

“Parece que o setor de locação e o setor da construção civil estão tendo que lidar com esses desafios regularmente”, diz ele, “mas empresas ágeis e adaptáveis conseguem fazer isso”.

O desafio de hoje, porém, é um pouco diferente: não se trata tanto de se adaptar a uma nova regra ou exigência, mas sim de responder a uma série de forças simultaneamente, incluindo pressões trabalhistas, expectativas dos clientes, segurança de dados, conformidade e a necessidade de tomar decisões melhores mais rapidamente.

Por que a pressão para modernizar está aumentando?

Para algumas empresas, a jornada começa a partir de uma base muito tradicional.

As empresas que começam com métodos em papel, planilhas ou uma combinação de software e soluções manuais são as que sentem maior pressão.

Dobbs deixa claro que as operações totalmente manuais tendem a não durar muito, mas as formas híbridas de trabalho continuam sendo comuns.

O OnRent Go da Klipboard é uma solução de gestão de aluguéis baseada na nuvem com inteligência artificial integrada.

“Muitas empresas ainda usam métodos híbridos”, diz ele. “Elas usam algum software, mas também mantêm grande parte de suas operações em planilhas.”

Isso está se tornando cada vez mais difícil de sustentar, especialmente porque o setor enfrenta o desafio de uma força de trabalho envelhecida, ao mesmo tempo que luta para atrair a próxima geração para funções administrativas e de aluguel de mesas.

“Não tenho visto tantos jovens ingressando na área de negócios”, diz Dobbs, “e aqueles que entram no setor chegam com expectativas muito diferentes.”

“Eles querem trabalhar com as tecnologias mais recentes, não com os métodos tradicionais. Eles falam sobre IA e querem saber o que vem por aí.”

O resultado é uma crescente percepção de que o setor precisa de uma mudança radical em termos de tecnologia.

Então, o setor de aluguéis está se aproximando de um ponto de inflexão? Dobbs acredita que está cada vez mais perto, e não apenas por causa de pressões internas.

“As expectativas dos clientes estão aumentando”, diz ele. “Eles querem acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana. Querem saber o que têm alugado no momento. Basicamente, querem a experiência Amazon.”

Essa frase resume perfeitamente o quanto as expectativas mudaram. Os clientes querem cada vez mais transparência, agilidade e opções de autoatendimento.

Eles querem fazer pedidos online a qualquer momento, verificar a disponibilidade, ver o que está disponível para aluguel e receber comunicações proativas sobre horários e prorrogações.

Eles também podem querer sistemas integrados que lhes permitam receber pagamentos, bem como gerenciar depósitos, prorrogações e cobranças por danos.

Na verdade, diz Dobbs, incorporar os pagamentos ao sistema tem o potencial de transformar essas operações, de uma fonte de atrito, em um verdadeiro motor de crescimento.

Graham Dobbs, da Klipboard

“As empresas de aluguel estão buscando um nível superior de serviço – e transparência”, afirma ele.

As vitórias fáceis costumam ser as mais valiosas.

Questionado sobre onde estão as vitórias fáceis, Dobbs não começa com grandes projetos de transformação, mas sim com a digitalização.

“A digitalização de entregas, coletas, avarias e serviços de oficina – definitivamente, é aí que as pessoas devem buscar obter esse benefício.”

A partir daí, ele afirma, os benefícios se multiplicam rapidamente: “Automatizar tarefas repetitivas, eliminar arquivamento e redigitação desnecessários, capturar comprovantes de entrega instantaneamente, enviar faturas por e-mail, inserir dados de faturas diretamente nos sistemas dos clientes e, por fim, reduzir a carga administrativa da equipe.”

O objetivo, acrescenta ele, não é substituir as pessoas, mas sim eliminar os atritos. A meta é "fazer com que a tecnologia execute tarefas repetitivas para as pessoas, para que elas possam dedicar mais tempo aos seus clientes e ao crescimento dos negócios".

É claro que, se o uso do software for difícil de dominar, as empresas terão dificuldades para integrar novos funcionários e nunca aproveitarão ao máximo o sistema.

“É importante que o software seja fácil de usar desde o início”, diz Dobbs, acrescentando: “A simplicidade não é um mero detalhe, é uma vantagem estratégica. Ela agiliza o processo de integração, torna tudo mais consistente e facilita o trabalho tanto para operadores experientes quanto para novos contratados, permitindo que trabalhem com confiança.”

Por que a computação em nuvem é importante?

É fundamental que as empresas de locação monitorem de perto a manutenção e o serviço dos equipamentos. Imagem: Adobe Stock

É aqui que os benefícios do software nativo da nuvem se tornam mais específicos.

Dobbs distingue entre plataformas genuinamente nativas da nuvem e sistemas mais antigos que foram simplesmente reempacotados com uma interface web.

Segundo ele, uma verdadeira aplicação nativa da nuvem significa acessibilidade e resiliência.

“Você pode usá-lo no seu celular, tablet, PC ou laptop”, diz ele. “Pode ser usado de qualquer lugar e tudo está absolutamente atualizado.”

Isso é importante do ponto de vista operacional porque, simplificando, dados em tempo real melhoram a tomada de decisões. As equipes podem ver quais equipamentos estão disponíveis, quais estão em reparo, quando voltarão a funcionar e o que precisa ser priorizado na oficina.

Do ponto de vista do crescimento dos negócios, isso é importante porque os sistemas em nuvem são mais fáceis de dimensionar, mais fáceis de implementar em novos locais e mais adequados para integração com ferramentas de finanças, logística e telemática.

E isso é importante do ponto de vista do risco, porque a segurança cibernética e a conformidade estão ganhando cada vez mais destaque na agenda.

“Saber que seus dados e os dados de seus clientes estão seguros é absolutamente crucial”, diz Dobbs, observando que, para empresas que atendem grandes empreiteiras ou setores regulamentados, as credenciais de segurança podem significar entrar em uma lista de licitações – ou não.

O software OnRent Go da Klipboard pode ser acessado em qualquer dispositivo, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Ele também argumenta que empresas de locação menores não conseguem, de forma realista, igualar a proteção oferecida pelos provedores de infraestrutura em nuvem. "Esse nível de segurança não é barato, então tê-lo integrado aos aplicativos nativos da nuvem torna esse nível de segurança acessível a todos", afirma.

A IA deve ajudar as pessoas a agirem com mais rapidez e inteligência.

A inteligência artificial é a próxima etapa dessa história. Para Dobbs, o valor prático imediato para empresas de locação reside na orientação, automação e acesso mais rápido a informações relevantes.

Ele destaca que a IA pode ajudar os usuários a criar orçamentos mais rapidamente, sugerir os acessórios certos, identificar exceções e facilitar o trabalho de funcionários menos experientes, permitindo que operem em um nível semelhante ao de um membro da equipe muito mais experiente.

Dobbs afirma: "Um ditado típico de pais que todos já ouvimos é: 'Se eu soubesse o que sei agora quando tinha a sua idade...' A IA agora torna isso possível, porque, com a IA como sua assistente, você tem acesso a um enorme repositório de informações e conhecimento."

Igualmente importante, pode ajudar as empresas a analisar seus dados com mais eficácia: quais ativos não foram movimentados nos últimos três meses, quais máquinas têm melhor desempenho ao longo do tempo, onde as margens são mais fortes e como a utilização pode ser melhorada em toda a frota.

Essa tecnologia também pode ser empregada para evitar o uso excessivo de equipamentos específicos, prolongar a vida útil dos ativos, reduzir o aluguel cruzado desnecessário e otimizar a implantação.

Por fim, Dobbs destaca o potencial da IA para apoiar operações mais sustentáveis, reduzindo o tempo ocioso e os deslocamentos desnecessários.

Mas ele é enfático ao afirmar que a IA deve apenas apoiar as pessoas, não substituí-las. "Os humanos tomarão a decisão final. A IA é a assistente, ajudando as equipes a atender melhor os clientes, agir mais rapidamente e tomar decisões mais informadas."

As empresas que agirem agora serão as vencedoras.

Olhando para o futuro, Dobbs acredita que os vencedores serão os negócios que combinarem foco no cliente e uso inteligente de dados. “Aqueles que provavelmente prosperarão serão os que tiverem a capacidade de se adaptar e serem ágeis. Eles precisarão ser mais digitalizados, mais automatizados, mais transparentes e mais seguros.”

Parece provável que as empresas que derem o salto tecnológico se posicionem para oferecer aos clientes um melhor atendimento, garantir uma melhor utilização dos ativos e, de modo geral, tomar decisões mais acertadas.

Em um mercado sob pressão, isso pode se revelar a maior vantagem competitiva de todas.

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Este artigo foi produzido pela KHL Content Studio, em colaboração com especialistas da Klipboard.

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Todas as imagens sem crédito são cortesia do Klipboard.

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