A Hireman e a KDM implementam a solução Phalanx da Spartan.

A empresa de locação britânica The Hireman implementou o sistema de fluxo de trabalho sem papel Phalanx, da Spartan Solutions, reduzindo a carga de trabalho da equipe de atendimento e permitindo que eles se concentrem em tarefas de maior valor agregado.

A Phalanx verifica automaticamente as entregas e recolhas de equipamentos, comparando o que foi enviado com o que foi devolvido, sem necessidade de verificação manual.

Na prática, a empresa constatou que 60% a 75% dos pedidos eram confirmados automaticamente, sem intervenção humana, permitindo que a equipe de atendimento ao cliente se concentrasse nos casos em que não havia correspondência e respondesse mais rapidamente às solicitações dos clientes.

Depósito da Hireman em Rochetster, Kent, Reino Unido. (Imagem: The Hireman)

“Nossos balcões de locação agora estão realizando menos trabalhos rotineiros e de alto volume”, disse Neil Graham, diretor administrativo da The Hireman.

“Eles estão focados no trabalho de alto valor agregado para o qual são exclusivamente qualificados, o que nos torna um parceiro melhor para nossos clientes.

“E como o trabalho é mais agradável, nossas equipes ficam mais felizes e menos estressadas.”

O Phalanx funciona em duas etapas. Quando um motorista entrega ou recolhe equipamentos, fotos e confirmações são capturadas em um dispositivo móvel.

Quando o equipamento retorna ao depósito, ele é verificado novamente. Se ambas as etapas corresponderem ao pedido original, sem danos e sem itens faltantes, o sistema confirma o pedido automaticamente.

O balcão de aluguel só vê exceções: pedidos que não correspondem, itens sinalizados como danificados, equipamentos faltantes ou situações que exigem avaliação humana.

A Hireman opera quatro depósitos no sudeste do Reino Unido.

Contrato de aluguel KDM

Entretanto, a Spartan Solutions, sediada em Glasgow, no Reino Unido, também ganhou um contrato com a KDM Hire, empresa familiar de aluguel de equipamentos de construção na Irlanda.

A KDM utiliza o Phalanx para gerenciar o planejamento de transporte, entregas, trocas, mudanças de local e coletas. O software conecta motoristas, planejadores de transporte, equipe de locação e equipes de pátio, garantindo que todos trabalhem com as mesmas informações e funcionando mesmo em locais com conectividade instável.

O sistema integra-se com o software de locação existente da KDM Hire – Syrinx, da Point of Rental – e sincroniza automaticamente as informações capturadas quando a conectividade é restabelecida. O aplicativo móvel captura fotos, danos, itens faltantes e assinaturas do cliente offline.

Conor McDermott, gerente de projetos de TI da KDM Hire, disse: “Nossa operação de locação depende da captura e do compartilhamento de informações precisas e oportunas sobre entregas e coletas. Precisávamos de uma solução robusta para uso offline, para que os motoristas pudessem concluir os trabalhos sem se preocupar com o sinal de celular. A Phalanx nos proporcionou exatamente isso.”

“Eliminamos as múltiplas conciliações que nossa equipe de transporte precisava realizar ao longo do dia. O processo ficou mais simples e os motoristas podem se concentrar em concluir as tarefas. Isso gerou uma economia de tempo significativa tanto para os planejadores de transporte quanto para os motoristas.”

Jim Green, CEO da Spartan Solutions, disse: “Entregas e coletas dependem da captura confiável de dados, especialmente quando os motoristas trabalham em áreas rurais com conectividade precária. O Phalanx foi desenvolvido para funcionar sem sinal de celular, garantindo que informações críticas sobre o trabalho nunca sejam perdidas.”

“O Phalanx se adapta à forma como cada locadora opera. Para a KDM Hire, isso significa gerenciar trocas e mudanças de local, além de entregas e coletas. À medida que a KDM expande o Phalanx para operações de pátio e gerenciamento de oficinas, essa mesma abordagem flexível digitalizará todo o seu ciclo de locação.”