Come le aziende di noleggio possono modernizzarsi per crescere

Ridurre al minimo il sottoutilizzo delle attrezzature è una sfida costante per le aziende di noleggio. Immagine: Adobe Stock

Piuttosto, ciò accade perché, con la riduzione delle tariffe e l'aumento delle aspettative dei clienti, i vecchi metodi di lavoro cominciano a mostrare i loro limiti.

Oggi la modernizzazione non riguarda solo l'efficienza, ma anche la tutela dei margini, il miglioramento del servizio e la creazione delle basi per la crescita.

Graham Dobbs, amministratore delegato delle soluzioni di noleggio di Klipboard – tra cui il software di noleggio precedentemente noto come InspHire – ritiene che il mercato del noleggio abbia sempre dimostrato resilienza di fronte a nuove pressioni.

"Sembra che il settore degli affitti e quello delle costruzioni debbano affrontare queste sfide con regolarità", afferma, "ma le aziende agili e adattabili possono farlo".

La sfida odierna, tuttavia, è leggermente diversa: non si tratta tanto di adattarsi a una nuova regola o a un nuovo requisito, quanto piuttosto di rispondere contemporaneamente a una serie di forze, tra cui le pressioni del mercato del lavoro, le aspettative dei clienti, la sicurezza dei dati, la conformità normativa e la necessità di prendere decisioni migliori più rapidamente.

Perché la pressione per la modernizzazione è in aumento

Per alcune aziende, il percorso inizia da una base molto tradizionale.

Le aziende che iniziano con metodi cartacei, fogli di calcolo o un mix di software e soluzioni manuali sono quelle che subiscono la pressione maggiore.

Dobbs afferma chiaramente che le operazioni interamente manuali tendono a non durare a lungo, ma le modalità di lavoro ibride rimangono comuni.

Klipboard OnRent Go è una soluzione di gestione degli affitti basata su cloud con intelligenza artificiale integrata.

"Molte aziende utilizzano ancora metodi ibridi", afferma. "Usano alcuni software, ma gestiscono anche gran parte delle loro operazioni tramite fogli di calcolo."

Questa situazione sta diventando sempre più difficile da sostenere, soprattutto perché il settore si trova ad affrontare la sfida di una forza lavoro che invecchia, faticando al contempo ad attrarre la prossima generazione verso ruoli d'ufficio e di gestione delle postazioni di lavoro.

"Non vedo più molti giovani emergere nel settore commerciale", afferma Dobbs, "e coloro che vi entrano hanno aspettative molto diverse."

"Sono interessati a lavorare con le tecnologie più innovative, non con i metodi tradizionali. Parlano di intelligenza artificiale e vogliono sapere cosa ci riserva il futuro."

Il risultato è la crescente consapevolezza che il settore necessita di un cambiamento radicale a livello tecnologico.

Il settore degli affitti si sta quindi avvicinando a un punto di svolta? Dobbs ritiene che ci si stia avvicinando, e non solo a causa di pressioni interne.

"Le aspettative dei clienti sono in aumento", afferma. "Vogliono un accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Vogliono sapere cosa hanno in affitto al momento. In sostanza, vogliono l'esperienza Amazon."

Questa frase riassume perfettamente quanto siano cambiate le aspettative. I clienti desiderano sempre più trasparenza, immediatezza e opzioni di self-service.

Desiderano poter effettuare ordini online in qualsiasi momento, verificare la disponibilità, vedere cosa è a noleggio e ricevere comunicazioni proattive su tempistiche e possibili proroghe.

Potrebbero inoltre desiderare sistemi integrati che consentano loro di ricevere pagamenti, nonché di gestire acconti, proroghe e addebiti per danni.

Infatti, afferma Dobbs, l'integrazione dei pagamenti nel sistema ha la capacità di trasformare queste operazioni da fonte di attrito in un vero e proprio motore di crescita.

Graham Dobbs di Klipboard

"Le aziende di noleggio sono alla ricerca di un livello di servizio superiore e di trasparenza", afferma.

Le vittorie più facili sono spesso le più preziose

Alla domanda su quali siano le opportunità più facili da cogliere, Dobbs non parte dai grandi progetti di trasformazione, bensì dalla digitalizzazione.

“La digitalizzazione delle consegne, dei ritiri, degli interventi in caso di guasto, delle lavorazioni in officina: è proprio in questi ambiti che le persone dovrebbero cercare di ottenere tali vantaggi.”

Da lì, afferma, i vantaggi si moltiplicano rapidamente: "Automatizzare le attività ripetitive, eliminare l'archiviazione e la reimmissione di dati non necessarie, acquisire la prova di consegna all'istante, inviare le fatture via e-mail, trasferire i dati delle fatture direttamente nei sistemi dei clienti e, in definitiva, ridurre il carico amministrativo per il personale".

Il punto, aggiunge, non è sostituire le persone, ma eliminare gli ostacoli. L'obiettivo è "far sì che la tecnologia svolga i compiti ripetitivi al posto delle persone, in modo che queste possano dedicare più tempo ai clienti e alla crescita aziendale".

Naturalmente, se l'utilizzo di un software risulta difficile da padroneggiare, le aziende avranno difficoltà ad integrare il nuovo personale e non riusciranno mai a sfruttare appieno il potenziale del sistema.

"È fondamentale che il software sia facile da usare fin da subito", afferma Dobbs, aggiungendo: "La semplicità non è un optional, ma un vantaggio strategico. Riduce i tempi di inserimento, uniforma le procedure e permette sia agli operatori esperti che ai nuovi assunti di lavorare con sicurezza."

Perché il cloud-native è importante

Per le aziende di noleggio è fondamentale monitorare attentamente la manutenzione e l'assistenza delle attrezzature. Immagine: Adobe Stock

È qui che i vantaggi del software nativo per il cloud diventano più specifici.

Dobbs distingue tra piattaforme cloud-native autentiche e sistemi più vecchi che sono stati semplicemente riadattati con un'interfaccia web.

Una vera applicazione nativa per il cloud, afferma, significa accessibilità e resilienza.

"Si può usare su telefono, tablet, PC o laptop", afferma. "È utilizzabile ovunque e tutto è assolutamente aggiornato."

Dal punto di vista operativo, questo è importante perché, in parole semplici, i dati in tempo reale migliorano il processo decisionale. I team possono vedere quali attrezzature sono disponibili, quali sono in riparazione, quando torneranno in servizio e quali interventi devono essere prioritari in officina.

Dal punto di vista della crescita aziendale, è importante perché i sistemi cloud sono più facili da scalare, da implementare in nuove sedi e più adatti all'integrazione con strumenti finanziari, logistici e telematici.

E questo è importante dal punto di vista del rischio, perché la sicurezza informatica e la conformità stanno acquisendo sempre maggiore importanza.

"Sapere che i propri dati e quelli dei propri clienti sono al sicuro è assolutamente fondamentale", afferma Dobbs, sottolineando che, per le aziende che servono appaltatori più grandi o settori regolamentati, le credenziali di sicurezza possono fare la differenza tra essere inseriti in una lista di gara o meno.

Il software OnRent Go di Klipboard è accessibile da qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Sostiene inoltre che le società di noleggio più piccole non possono realisticamente eguagliare la protezione offerta dai fornitori di infrastrutture cloud. "Quel livello di sicurezza non è economico, quindi averlo integrato nelle applicazioni cloud native rende tale livello di sicurezza accessibile a tutti", afferma.

L'intelligenza artificiale dovrebbe aiutare le persone ad agire più velocemente e in modo più intelligente.

L'intelligenza artificiale rappresenta il passo successivo. Per Dobbs, il valore pratico immediato per le aziende di noleggio risiede nella guida, nell'automazione e nell'accesso più rapido alle informazioni.

Sottolinea che l'intelligenza artificiale può aiutare gli utenti a creare preventivi più rapidamente, suggerire gli accessori giusti, individuare eccezioni e facilitare il lavoro del personale meno esperto, consentendo loro di operare a un livello simile a quello di un membro del team molto più esperto.

Dobbs afferma: "Un tipico detto genitoriale che tutti abbiamo sentito è 'Se avessi saputo quello che so ora quando avevo la tua età...'. L'intelligenza artificiale ora lo rende possibile, perché, con l'IA come assistente, si ha accesso a un enorme archivio di informazioni e conoscenze."

Altrettanto importante è il fatto che può aiutare le aziende ad analizzare i propri dati in modo più efficace: quali risorse sono rimaste ferme per tre mesi, quali macchine offrono prestazioni migliori nel tempo, dove i margini sono più elevati e come è possibile migliorare l'utilizzo dell'intera flotta.

Questa tecnologia può essere impiegata anche per prevenire l'uso eccessivo di specifiche apparecchiature, prolungare la vita utile dei beni, ridurre i noleggi incrociati non necessari e ottimizzare l'impiego.

Infine, Dobbs sottolinea il potenziale dell'IA nel supportare operazioni più sostenibili, riducendo i tempi di inattività e gli spostamenti di trasporto non necessari.

Ma egli sottolinea con forza che l'IA dovrebbe solo supportare le persone, non sostituirle. "La decisione finale spetta agli esseri umani. L'IA è l'assistente, che aiuta i team a servire meglio i clienti, ad agire più rapidamente e a prendere decisioni più consapevoli."

Le aziende che si muoveranno ora saranno le vincitrici

Guardando al futuro, Dobbs ritiene che a vincere saranno le aziende che sapranno coniugare l'attenzione al cliente con un utilizzo intelligente dei dati. "Quelle che probabilmente prospereranno saranno quelle in grado di adattarsi ed essere agili. Dovranno essere più digitalizzate, più automatizzate, più trasparenti e più sicure."

Sembra probabile che le aziende che compiono il salto tecnologico saranno in grado di offrire ai clienti un servizio migliore, garantire un utilizzo più efficiente delle risorse e, in generale, prendere decisioni migliori.

In un mercato sotto pressione, questo potrebbe rivelarsi il più grande vantaggio competitivo di tutti.

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Questo articolo è stato prodotto da KHL Content Studio, in collaborazione con esperti di Klipboard.

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Tutte le immagini senza indicazione di credito sono per gentile concessione di Klipboard.

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