Hireman et KDM mettent en œuvre la solution Phalanx de Spartan.

La société de location britannique The Hireman a mis en œuvre le système de flux de travail sans papier Phalanx de Spartan Solutions, réduisant ainsi la charge de travail du personnel du service de location et lui permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Phalanx vérifie automatiquement les livraisons et les enlèvements de matériel, en faisant correspondre ce qui a été expédié avec ce qui a été retourné, sans nécessiter de contrôle manuel.

En pratique, l'entreprise a constaté que 60 % à 75 % des commandes étaient confirmées automatiquement, sans intervention humaine, ce qui permettait au personnel du service de location de se concentrer sur les cas où il n'y avait pas de correspondance et de répondre plus rapidement aux demandes des clients.

Le dépôt de The Hireman à Rochetster, dans le Kent, au Royaume-Uni. (Image : The Hireman)

« Nos services de location effectuent désormais moins de tâches répétitives et fastidieuses », a déclaré Neil Graham, directeur général de The Hireman.

« Ils se concentrent sur les tâches à forte valeur ajoutée pour lesquelles ils sont particulièrement qualifiés, ce qui fait de nous un meilleur partenaire pour nos clients. »

« Et comme le travail est plus agréable, nos équipes sont plus heureuses et moins stressées. »

Phalanx fonctionne en deux étapes. Lorsqu'un chauffeur livre ou récupère du matériel, des photos et des confirmations sont enregistrées sur un appareil mobile.

Au retour du matériel au dépôt, une nouvelle vérification est effectuée. Si les deux états correspondent à la commande initiale, sans dommage ni article manquant, le système confirme automatiquement la commande.

Le service de location ne traite que les exceptions : les commandes non concordantes, les articles signalés comme endommagés, le matériel manquant ou les situations nécessitant un jugement humain.

La société Hireman exploite quatre dépôts dans le sud-est du Royaume-Uni.

Contrat de location KDM

Par ailleurs, la société Spartan Solutions, basée à Glasgow (Royaume-Uni), a également remporté un contrat avec KDM Hire, l'entreprise de location familiale irlandaise.

KDM utilise Phalanx pour gérer la planification des transports, les livraisons, les échanges, les déménagements et les enlèvements. Ce logiciel connecte les chauffeurs, les planificateurs de transport, le personnel du service location et les équipes de maintenance, garantissant ainsi que tous travaillent à partir des mêmes informations, même en cas de connexion instable.

Le système s'intègre au logiciel de location existant de KDM Hire – Syrinx de Point of Rental – et synchronise automatiquement les informations enregistrées dès que la connexion est rétablie. L'application mobile permet de prendre des photos, de constater les dommages, de signaler les articles manquants et de recueillir les signatures des clients, même hors ligne.

Conor McDermott, chef de projet informatique chez KDM Hire, a déclaré : « Notre activité de location repose sur la collecte et le partage d’informations précises et actualisées concernant les livraisons et les enlèvements. Nous avions besoin d’une solution hors ligne performante pour que nos chauffeurs puissent effectuer leurs missions sans se soucier du réseau mobile. Phalanx a parfaitement répondu à nos attentes. »

« Nous avons éliminé les multiples rapprochements que notre équipe de transport devait effectuer tout au long de la journée. Le processus est plus simple et les conducteurs peuvent se concentrer sur leurs tâches. Cela a permis de réaliser des gains de temps considérables, tant pour les planificateurs de transport que pour les conducteurs. »

Jim Green, PDG de Spartan Solutions, a déclaré : « Les livraisons et les collectes dépendent d’une saisie de données fiable, surtout lorsque les chauffeurs travaillent dans des zones rurales où la connectivité est faible. Phalanx est conçu pour fonctionner sans réseau mobile, ce qui garantit que les informations essentielles relatives aux missions ne sont jamais perdues. »

« Phalanx s'adapte au mode de fonctionnement de chaque entreprise de location. Pour KDM Hire, cela signifie gérer les échanges et les déménagements de sites, en plus des livraisons et des enlèvements. À mesure que KDM étend Phalanx à la gestion de ses parcs et de ses ateliers, cette même approche flexible permettra de numériser l'intégralité de son cycle de location. »