GAP gère les inspections d'équipements grâce à un nouveau logiciel

La société de location britannique GAP Group utilise un nouveau système logiciel pour gérer environ 100 000 inspections de matériel chaque année dans ses 200 dépôts au Royaume-Uni.

Le système CheckedOK de CoreRFID est utilisé pour gérer le flux de travail TIC (tests, inspections et certifications) de GAP sur une plateforme unique, y compris les inspections LOLER, PUWER et EPI ainsi que les tests de charge et l'entretien dans les dépôts britanniques de GAP.

Le groupe TIC au sein de GAP comprend 17 ingénieurs réalisant 100 000 inspections par an.

Lecture d'une étiquette RFID sur l'une des sangles rondes de GAP. (Image : CoreRFID)

Avant la mise en œuvre, l'équipe TIC utilisait une plateforme d'inspection parallèlement à un flux de travail manuel, utilisant Excel et Outlook, avec des évaluations des risques, des descriptions de méthodes et des contrats joints à la main.

CheckedOK a remplacé à la fois la plateforme d'inspection et son interface d'administration. Les demandes sont désormais directement intégrées à CheckedOK. Les interventions, de la demande de devis à l'affectation des techniciens, sont traitées en continu, sans quitter le système.

Un formulaire de réservation numérique préalable à la visite — couvrant l'accès au site, les contacts et les exigences en matière d'EPI — est rempli par le bureau du TIC et lu par l'ingénieur sur sa tablette avant son départ.

Les inspections sont réalisées via des formulaires mobiles spécifiques à chaque type d'actif. Les données sont automatiquement importées, la validation du client est enregistrée à la fin de l'inspection et le formulaire est directement lié à la feuille de temps. Les tableaux de bord des indicateurs clés de performance (KPI) pour les comptes importants sont établis à partir des données collectées dans le cadre du flux de travail habituel, sans compilation supplémentaire.

D'autres divisions ont été ajoutées.

Depuis la mise en œuvre initiale de TIC, la division Survey & Safety de GAP a également adopté un système basé sur CoreRFID, et des travaux sont en cours pour intégrer GAP Hoist Services à la plateforme.

CoreRFID a indiqué que son plan à plus long terme prévoit l'intégration de son logiciel à la plateforme interne de GAP, utilisée par les clients pour gérer les contrats de location et de service.

Paul Harrison, responsable national TIC – division levage, chez GAP, a déclaré : « Le système que nous utilisions était devenu tellement complexe que les solutions de contournement demandaient presque autant d’efforts que le travail lui-même. Compte tenu du volume d’inspections que nous effectuons, cela se traduisait rapidement par des jours de perte de temps et des tâches administratives inutiles. »

« CheckedOK a éliminé tout cela. Nos ingénieurs peuvent se concentrer sur leur travail, le bureau n'est plus encombré de paperasse et nos clients reçoivent tout ce dont ils ont besoin sans que nous ayons à compiler manuellement des rapports ou à rechercher des documents. »

Munzi Ali, directeur général de CoreRFID, a ajouté : « La nature du travail dans le domaine des TIC implique que les données doivent être complètes, accessibles et correctes dès la première fois.

« Le fait que le groupe GAP ait depuis étendu CheckedOK à deux autres divisions, avec des projets d'intégration à sa plateforme client, en dit plus long sur la valeur opérationnelle que nous ne pourrions le faire. »

CoreRFID, basée à Liverpool, compte des clients dans le monde entier. Créée en 1995 en tant que division RFID du groupe Mannings Engineering, elle est devenue CoreRFID en 2007 suite à un rachat par ses dirigeants.