Comment les entreprises de location peuvent se moderniser pour assurer leur croissance

Minimiser la sous-utilisation du matériel est un enjeu constant pour les entreprises de location. Image : Adobe Stock

C’est plutôt parce que, face à la baisse des tarifs et à l’augmentation des attentes des clients, les anciennes méthodes de travail commencent à montrer leurs limites.

La modernisation aujourd'hui ne se résume pas à l'efficacité, il s'agit aussi de protéger les marges, d'améliorer le service et de jeter les bases de la croissance.

Graham Dobbs, directeur général des offres de location chez Klipboard – dont les solutions incluent l'ancien logiciel de location de marque InspHire – estime que le marché de la location a toujours fait preuve de résilience face aux nouvelles pressions.

« Il semble que le secteur de la location et le secteur de la construction doivent régulièrement relever ces défis », dit-il, « mais les entreprises agiles et adaptables peuvent y parvenir. »

Le défi d'aujourd'hui est toutefois un peu différent : il s'agit moins de s'adapter à une nouvelle règle ou exigence et plus de répondre simultanément à toute une série de forces, notamment les pressions liées à la main-d'œuvre, les attentes des clients, la sécurité des données, la conformité et la nécessité de prendre des décisions plus éclairées et plus rapides.

Pourquoi la pression pour moderniser s'accroît-elle ?

Pour certaines entreprises, le parcours commence à partir d'une base très traditionnelle.

Ce sont les entreprises qui débutent avec des méthodes papier, des tableurs ou un mélange de logiciels et de solutions manuelles qui subissent le plus de pression.

Dobbs affirme clairement que les opérations entièrement manuelles ont tendance à ne pas durer longtemps, mais que les modes de travail hybrides restent courants.

OnRent Go de Klipboard est une solution de gestion locative basée sur le cloud avec IA intégrée

« Beaucoup d'entreprises utilisent encore des méthodes hybrides », explique-t-il. « Elles utilisent certains logiciels, mais elles continuent également de gérer une grande partie de leurs opérations sur des tableurs. »

Cela devient de plus en plus difficile à maintenir, d'autant plus que le secteur doit faire face au défi du vieillissement de sa main-d'œuvre tout en peinant à attirer la prochaine génération vers des postes de bureau et de location de bureaux.

« Je ne vois pas autant de jeunes arriver dans le monde des affaires », déclare Dobbs, « et ceux qui entrent dans le secteur ont des attentes très différentes. »

« Ils cherchent à travailler avec les technologies les plus récentes, pas avec les méthodes traditionnelles. Ils parlent d'IA et veulent savoir ce qui va suivre. »

Il en résulte une prise de conscience croissante de la nécessité d'un changement technologique radical dans le secteur.

Le secteur locatif est-il donc sur le point d'atteindre un point de bascule ? Dobbs pense qu'il s'en approche, et pas seulement en raison de pressions internes.

« Les attentes des clients augmentent », dit-il. « Ils veulent un accès 24h/24 et 7j/7. Ils veulent savoir ce qu'ils ont en location actuellement. En gros, ils veulent l'expérience Amazon. »

Cette phrase illustre parfaitement l'évolution des attentes. Les clients souhaitent de plus en plus de transparence, d'immédiateté et d'options en libre-service.

Ils souhaitent passer commande en ligne à tout moment, vérifier la disponibilité, voir le matériel en location et recevoir des informations proactives sur les horaires et les prolongations.

Ils pourraient également souhaiter des systèmes intégrés leur permettant d'encaisser les paiements, ainsi que de gérer les dépôts, les prolongations et les frais de dommages.

En réalité, selon Dobbs, l'intégration des paiements dans le système a la capacité de transformer ces opérations, source de frictions, en un véritable moteur de croissance.

Graham Dobbs de Klipboard

« Les entreprises de location recherchent un niveau de service supérieur – et de transparence », déclare-t-il.

Les victoires faciles sont souvent les plus précieuses.

Interrogé sur les solutions les plus faciles à mettre en œuvre, Dobbs ne commence pas par les grands projets de transformation, mais par la numérisation.

« La numérisation des livraisons, des enlèvements, des dépannages, des interventions en atelier – c’est absolument dans ces domaines que les entreprises devraient chercher à tirer profit de cette numérisation. »

À partir de là, explique-t-il, les avantages se multiplient rapidement : « Automatisation des tâches répétitives, suppression du classement et de la ressaisie inutiles, capture instantanée des preuves de livraison, envoi des factures par courriel, intégration directe des données de facturation dans les systèmes des clients et, au final, réduction de la charge administrative pesant sur le personnel. »

L’objectif, précise-t-il, n’est pas de remplacer les personnes, mais de fluidifier les processus. Il s’agit de « faire en sorte que la technologie prenne en charge les tâches répétitives afin que les humains puissent consacrer plus de temps à leurs clients et au développement de leur activité ».

Bien sûr, si l'utilisation du logiciel est difficile à maîtriser, les entreprises auront du mal à intégrer les nouveaux employés et ne tireront jamais pleinement parti du système.

« Il est important que le logiciel soit facile à utiliser dès le départ », explique Dobbs, ajoutant : « La simplicité n'est pas un luxe, c'est un atout stratégique. Elle raccourcit la formation, uniformise les processus et permet aux opérateurs expérimentés comme aux nouvelles recrues de travailler en toute confiance. »

Pourquoi le cloud natif est important

Il est essentiel pour les entreprises de location de surveiller de près l'entretien et la maintenance du matériel. Image : Adobe Stock

C’est là que les avantages des logiciels natifs du cloud deviennent plus concrets.

Dobbs fait la distinction entre les véritables plateformes cloud-native et les systèmes plus anciens qui ont simplement été reconditionnés avec une interface web.

Selon lui, une véritable application native du cloud est synonyme d'accessibilité et de résilience.

« Vous pouvez l'utiliser sur votre téléphone, votre tablette, votre PC ou votre ordinateur portable », explique-t-il. « On peut l'utiliser de partout et tout est parfaitement à jour. »

D'un point de vue opérationnel, c'est important car, tout simplement, les données en temps réel améliorent la prise de décision. Les équipes peuvent ainsi voir quel matériel est disponible, ce qui est en réparation, quand il sera remis en service et quelles sont les interventions prioritaires en atelier.

Du point de vue de la croissance de l'entreprise, c'est important car les systèmes cloud sont plus faciles à faire évoluer, plus faciles à déployer sur de nouveaux sites et mieux adaptés à l'intégration avec les outils financiers, logistiques et télématiques.

Et c'est important du point de vue des risques, car la cybersécurité et la conformité occupent une place de plus en plus importante dans les priorités.

« Savoir que vos données et celles de vos clients sont en sécurité est absolument essentiel », déclare Dobbs, soulignant que, pour les entreprises travaillant avec de grands donneurs d'ordre ou des secteurs réglementés, les certifications de sécurité peuvent faire la différence entre figurer sur une liste d'appels d'offres ou en être exclu.

Le logiciel OnRent Go de Klipboard est accessible depuis n'importe quel appareil, n'importe où et à tout moment.

Il soutient également que les petites entreprises de location ne peuvent pas rivaliser avec la protection offerte par les fournisseurs d'infrastructure cloud. « Ce niveau de sécurité a un coût, et son intégration native aux applications cloud le rend accessible à tous », explique-t-il.

L'IA devrait aider les gens à agir plus rapidement et plus intelligemment.

L'intelligence artificielle est la prochaine étape. Pour Dobbs, la valeur pratique immédiate pour les entreprises de location réside dans le guidage, l'automatisation et un accès plus rapide aux informations.

Il souligne que l'IA peut aider les utilisateurs à créer des devis plus rapidement, à suggérer les accessoires appropriés, à faire apparaître les exceptions et à faciliter le travail du personnel moins expérimenté afin qu'il puisse atteindre un niveau similaire à celui d'un membre d'équipe beaucoup plus expérimenté.

Dobbs déclare : « On entend souvent ce genre de phrase de la part des parents : "Si j'avais su ce que je sais maintenant à ton âge..." L'IA rend cela possible aujourd'hui, car, grâce à l'IA comme assistant, vous avez accès à un immense réservoir d'informations et de connaissances. »

Tout aussi important, cela peut aider les entreprises à analyser leurs données plus efficacement : quels actifs n’ont pas bougé depuis trois mois, quelles machines sont plus performantes au fil du temps, où les marges sont les plus fortes et comment améliorer l’utilisation de l’ensemble du parc.

Cette technologie peut également être utilisée pour prévenir la surutilisation de certains équipements, prolonger la durée de vie des actifs, réduire les locations croisées inutiles et optimiser le déploiement.

Enfin, Dobbs souligne le potentiel de l'IA pour soutenir des opérations plus durables en réduisant les temps d'inactivité et les déplacements de transport inutiles.

Il insiste toutefois sur le fait que l'IA ne doit servir que les humains, et non les remplacer. « Ce sont les humains qui prendront la décision finale. L'IA est un assistant qui aide les équipes à mieux servir les clients, à agir plus rapidement et à faire des choix plus éclairés. »

Les entreprises qui agissent maintenant seront les gagnantes.

Pour l'avenir, Dobbs estime que les entreprises qui sauront allier orientation client et utilisation intelligente des données seront les grandes gagnantes. « Celles qui prospéreront le mieux seront capables de s'adapter et d'être agiles. Elles devront être plus numérisées, plus automatisées, plus transparentes et plus sécurisées. »

Il semble probable que les entreprises qui franchissent le pas technologique se positionneront de manière à offrir un meilleur service à leurs clients, à assurer une meilleure utilisation de leurs actifs et, de façon générale, à prendre de meilleures décisions.

Dans un marché sous pression, cela pourrait bien s'avérer être le plus grand avantage concurrentiel de tous.

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Cet article a été produit par KHL Content Studio, en collaboration avec des experts de Klipboard.

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Toutes les images non créditées sont une gracieuseté de Klipboard.

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