Cómo las empresas de alquiler pueden modernizarse para crecer

Minimizar la infrautilización de los equipos es un problema constante para las empresas de alquiler. Imagen: Adobe Stock

Más bien, se debe a que, a medida que las tarifas bajan y las expectativas de los clientes aumentan, las antiguas formas de trabajar empiezan a mostrar sus limitaciones.

La modernización hoy en día no se trata solo de eficiencia, sino de proteger los márgenes, mejorar el servicio y crear las bases para el crecimiento.

Graham Dobbs, director general de la división de alquiler de Klipboard, cuyas soluciones incluyen el software de alquiler que antes se comercializaba bajo la marca InspHire, cree que el mercado de alquiler siempre ha demostrado resiliencia ante las nuevas presiones.

“Parece que tanto el sector del alquiler como el de la construcción tienen que afrontar estos retos con regularidad”, afirma, “pero las empresas ágiles y adaptables pueden hacerlo”.

Sin embargo, el reto de hoy es un poco diferente: no se trata tanto de adaptarse a una nueva norma o requisito, sino más bien de responder a toda una serie de fuerzas a la vez, incluidas las presiones laborales, las expectativas de los clientes, la seguridad de los datos, el cumplimiento normativo y la necesidad de tomar mejores decisiones con mayor rapidez.

¿Por qué crece la presión para modernizarse?

Para algunas empresas, el camino comienza desde una base muy tradicional.

Las empresas que comienzan con métodos basados en papel, hojas de cálculo o una combinación de software y soluciones manuales son las que están sintiendo la mayor presión.

Dobbs deja claro que las operaciones totalmente manuales tienden a no durar mucho, pero las formas de trabajo híbridas siguen siendo comunes.

OnRent Go de Klipboard es una solución de gestión de alquileres basada en la nube con IA integrada.

“Muchas empresas aún utilizan métodos híbridos”, afirma. “Utilizan algún software, pero también gestionan gran parte de sus operaciones mediante hojas de cálculo”.

Cada vez es más difícil mantener esa situación, especialmente a medida que el sector se enfrenta al reto de una plantilla que envejece, al tiempo que lucha por atraer a la próxima generación a puestos de oficina y de trabajo en espacios de alquiler.

“No veo a tantos jóvenes incorporándose al mundo empresarial”, dice Dobbs, “y los que entran en el sector llegan con expectativas muy diferentes.

“Buscan trabajar con las últimas tecnologías, no con los métodos tradicionales. Hablan de IA y quieren saber qué novedades habrá.”

El resultado es una creciente constatación de que el sector necesita un cambio radical en materia de tecnología.

¿Se acerca el sector del alquiler a un punto de inflexión? Dobbs cree que cada vez está más cerca, y no solo por presiones internas.

“Las expectativas de los clientes están aumentando”, afirma. “Quieren acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Quieren saber qué tienen alquilado en cada momento. Básicamente, quieren la experiencia de Amazon”.

Esa frase resume a la perfección hasta qué punto han cambiado las expectativas. Los clientes demandan cada vez más transparencia, inmediatez y opciones de autoservicio.

Quieren poder realizar pedidos en línea en cualquier momento, consultar la disponibilidad, ver qué hay alquilado y recibir comunicaciones proactivas sobre horarios y prórrogas.

También podrían necesitar sistemas integrados que les permitan recibir pagos, así como gestionar depósitos, prórrogas y cargos por daños.

De hecho, según Dobbs, integrar los pagos en el sistema tiene la capacidad de convertir estas operaciones, que suelen ser una fuente de fricción, en un auténtico motor de crecimiento.

Graham Dobbs de Klipboard

“Las empresas de alquiler buscan un mayor nivel de servicio y transparencia”, afirma.

Las victorias fáciles suelen ser las más valiosas.

Cuando se le pregunta dónde están las victorias fáciles, Dobbs no empieza con grandes proyectos de transformación, sino con la digitalización.

“La digitalización de las entregas, las recogidas, las averías y los trabajos de taller son aspectos en los que la gente debería centrarse para obtener ese beneficio.”

A partir de ahí, explica, los beneficios se multiplican rápidamente: “Automatizar tareas repetitivas, eliminar el archivo y la introducción manual de datos innecesarios, capturar la prueba de entrega al instante, enviar facturas por correo electrónico, transferir los datos de las facturas directamente a los sistemas de los clientes y, en definitiva, reducir la carga administrativa del personal”.

Según explica, la clave no reside en sustituir a las personas, sino en eliminar las fricciones. El objetivo es «conseguir que la tecnología realice tareas repetitivas para que los humanos puedan dedicar más tiempo a sus clientes y al crecimiento del negocio».

Por supuesto, si el software resulta difícil de dominar, las empresas tendrán problemas para incorporar a nuevos empleados y nunca obtendrán todo el provecho del sistema.

“Es fundamental que el software sea fácil de usar desde el primer momento”, afirma Dobbs, y añade: “La simplicidad no es un lujo, sino una ventaja estratégica. Agiliza la incorporación, garantiza la coherencia y facilita que tanto los operadores experimentados como los nuevos empleados trabajen con confianza”.

Por qué es importante la arquitectura nativa de la nube.

Es fundamental que las empresas de alquiler supervisen de cerca el mantenimiento y la revisión de sus equipos. Imagen: Adobe Stock

Aquí es donde las ventajas del software nativo en la nube se vuelven más específicas.

Dobbs distingue entre plataformas auténticas nativas de la nube y sistemas más antiguos que simplemente han sido adaptados con una interfaz web.

Según él, una verdadera aplicación nativa en la nube significa accesibilidad y resiliencia.

“Puedes usarlo en tu teléfono, tableta, PC o portátil”, dice. “Se puede usar desde cualquier lugar y todo está completamente actualizado”.

Esto es importante desde una perspectiva operativa porque, sencillamente, los datos en tiempo real mejoran la toma de decisiones. Los equipos pueden ver qué equipos están disponibles, cuáles están en reparación, cuándo volverán a estar operativos y qué tareas deben priorizarse en el taller.

Desde la perspectiva del crecimiento empresarial, es importante porque los sistemas en la nube son más fáciles de escalar, más fáciles de implementar en nuevas ubicaciones y se adaptan mejor a la integración con herramientas financieras, logísticas y telemáticas.

Y esto es importante desde el punto de vista del riesgo, porque la ciberseguridad y el cumplimiento normativo están adquiriendo mayor relevancia en la agenda.

“Saber que sus datos y los de sus clientes están seguros es absolutamente fundamental”, afirma Dobbs, y señala que, para las empresas que prestan servicios a contratistas más grandes o a sectores regulados, las credenciales de seguridad pueden significar figurar en una lista de licitaciones, o no.

Se puede acceder al software OnRent Go de Klipboard desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

También argumenta que las empresas de alquiler más pequeñas no pueden igualar la protección que ofrecen los proveedores de infraestructura en la nube. «Ese nivel de seguridad no es barato, por lo que integrarlo en las aplicaciones nativas de la nube lo pone al alcance de todos», afirma.

La IA debería ayudar a las personas a actuar con mayor rapidez e inteligencia.

La inteligencia artificial es la siguiente etapa de esta historia. Para Dobbs, el valor práctico inmediato para las empresas de alquiler reside en la orientación, la automatización y un acceso más rápido a la información.

Destaca que la IA puede ayudar a los usuarios a crear presupuestos más rápidamente, sugerir los accesorios adecuados, detectar excepciones y facilitar que el personal con menos experiencia opere a un nivel similar al de un miembro del equipo con mucha más experiencia.

Dobbs afirma: “Un dicho típico de los padres que todos hemos escuchado es: 'Si hubiera sabido lo que sé ahora cuando tenía tu edad...' La IA ahora lo hace posible, porque, con la IA como asistente, tienes acceso a un enorme repositorio de información y conocimiento”.

Igualmente importante, puede ayudar a las empresas a analizar sus datos de forma más eficaz: qué activos no se han movido en tres meses, qué máquinas rinden mejor con el tiempo, dónde se obtienen los márgenes más altos y cómo se puede mejorar la utilización de toda la flota.

Esta tecnología también puede emplearse para evitar el uso excesivo de determinados equipos, prolongar la vida útil de los activos, reducir los alquileres cruzados innecesarios y optimizar la distribución.

Por último, Dobbs destaca el potencial de la IA para respaldar operaciones más sostenibles mediante la reducción del tiempo de inactividad y los desplazamientos de transporte innecesarios.

Pero insiste en que la IA solo debe apoyar a las personas, no reemplazarlas. «Los humanos tomarán la decisión final. La IA es la asistente, que ayuda a los equipos a atender mejor a los clientes, actuar con mayor rapidez y tomar decisiones más informadas».

Las empresas que actúen ahora serán las ganadoras.

De cara al futuro, Dobbs cree que las empresas que triunfen serán aquellas que combinen la orientación al cliente con un uso inteligente de los datos. «Las que tengan más probabilidades de prosperar serán aquellas con capacidad de adaptación y agilidad. Tendrán que estar más digitalizadas, más automatizadas, más transparentes y más seguras».

Parece probable que las empresas que den el salto tecnológico se posicionen para ofrecer a sus clientes un mejor servicio, garantizar una mejor utilización de sus activos y, en general, tomar mejores decisiones.

En un mercado bajo presión, esa puede resultar ser la mayor ventaja competitiva de todas.

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Este artículo fue producido por KHL Content Studio, en colaboración con expertos de Klipboard.

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Todas las imágenes sin acreditar son cortesía de Klipboard.

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