Wie Vermietungsunternehmen sich für Wachstum modernisieren können

Die Minimierung der Unterauslastung von Geräten ist für Vermietungsunternehmen ein ständiges Problem. Bild: Adobe Stock

Vielmehr liegt es daran, dass mit sinkenden Preisen und steigenden Kundenerwartungen die alten Arbeitsweisen an ihre Grenzen stoßen.

Bei der Modernisierung geht es heute nicht nur um Effizienz, sondern auch um den Schutz der Gewinnmargen, die Verbesserung des Service und die Schaffung der Grundlagen für Wachstum.

Graham Dobbs, Geschäftsführer des Geschäftsbereichs Mietlösungen bei Klipboard – zu dessen Lösungen auch die früher unter der Marke InspHire vertriebene Mietsoftware gehört – ist der Ansicht, dass sich der Mietmarkt angesichts neuer Herausforderungen stets als widerstandsfähig erwiesen hat.

„Es scheint, als müssten sich die Vermietungsbranche und die Baubranche diesen Herausforderungen regelmäßig stellen“, sagt er, „aber agile und anpassungsfähige Unternehmen können das.“

Die heutige Herausforderung ist jedoch etwas anders: Es geht weniger darum, sich an eine neue Regel oder Anforderung anzupassen, sondern vielmehr darum, auf eine ganze Reihe von Faktoren gleichzeitig zu reagieren, darunter der Druck auf die Arbeitskräfte, die Erwartungen der Kunden, die Datensicherheit, die Einhaltung von Vorschriften und die Notwendigkeit, schneller bessere Entscheidungen zu treffen.

Warum der Modernisierungsdruck zunimmt

Für manche Unternehmen beginnt die Reise auf einer sehr traditionellen Basis.

Am stärksten unter Druck geraten Unternehmen, die mit papierbasierten Methoden, Tabellenkalkulationen oder einer Mischung aus Software und manuellen Behelfslösungen beginnen.

Dobbs stellt klar, dass rein manuelle Arbeitsabläufe tendenziell nicht lange Bestand haben, hybride Arbeitsweisen aber weiterhin weit verbreitet sind.

OnRent Go von Klipboard ist eine cloudbasierte Mietverwaltungslösung mit integrierter KI.

„Viele Unternehmen nutzen immer noch Hybridmethoden“, sagt er. „Sie verwenden zwar Software, aber viele ihrer Geschäftsprozesse werden weiterhin mit Tabellenkalkulationen abgewickelt.“

Das lässt sich immer schwerer aufrechterhalten, insbesondere da die Branche vor der Herausforderung einer alternden Belegschaft steht und gleichzeitig darum kämpft, die nächste Generation für Büro- und Vermietungstätigkeiten zu gewinnen.

„Ich sehe nicht mehr so viele junge Leute, die in die Wirtschaft kommen“, sagt Dobbs, „und diejenigen, die in diesen Sektor einsteigen, haben ganz andere Erwartungen.“

„Sie wollen mit den neuesten Technologien arbeiten, nicht mit traditionellen Methoden. Sie sprechen über KI und wollen wissen, was als Nächstes kommt.“

Das Ergebnis ist die wachsende Erkenntnis, dass der Sektor einen grundlegenden Technologiewandel benötigt.

Steht der Mietsektor also vor einem Wendepunkt? Dobbs glaubt, dass er sich diesem Punkt annähert, und das nicht nur aufgrund interner Zwänge.

„Die Kundenerwartungen steigen“, sagt er. „Sie wollen rund um die Uhr Zugriff haben. Sie wollen wissen, was sie gerade gemietet haben. Im Grunde wollen sie das Amazon-Erlebnis.“

Diese Formulierung bringt treffend zum Ausdruck, wie sehr sich die Erwartungen verändert haben. Kunden wünschen sich zunehmend Transparenz, Unmittelbarkeit und Selbstbedienungsoptionen.

Sie möchten jederzeit online Bestellungen aufgeben, die Verfügbarkeit prüfen, sehen, was gemietet wird, und proaktiv über Zeiten und Verlängerungen informiert werden.

Möglicherweise wünschen sie sich auch integrierte Systeme, die es ihnen ermöglichen, Zahlungen entgegenzunehmen sowie Kautionen, Verlängerungen und Schadensgebühren zu verwalten.

Laut Dobbs birgt die Integration von Zahlungen in das System sogar das Potenzial, diese Vorgänge von einer Quelle von Reibungsverlusten in einen echten Wachstumsmotor zu verwandeln.

Graham Dobbs von Klipboard

„Vermietungsunternehmen suchen nach dem nächsten Level an Service – und Transparenz“, sagt er.

Die einfachen Gewinne sind oft die wertvollsten.

Auf die Frage, wo die einfachsten Erfolge zu erzielen seien, beginnt Dobbs nicht mit großen Transformationsprojekten, sondern mit der Digitalisierung.

„Digitalisierung von Lieferungen, Abholungen, Pannen, Werkstattarbeiten – genau hier sollten die Unternehmen nach Vorteilen suchen.“

Von da an, so sagt er, vervielfachen sich die Vorteile schnell: „Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, Wegfall unnötiger Ablage- und Dateneingabe, sofortige Erfassung des Liefernachweises, Versand von Rechnungen per E-Mail, direkte Übertragung von Rechnungsdaten in die Kundensysteme und letztendliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands für die Mitarbeiter.“

Es gehe nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern Reibungsverluste zu beseitigen, fügt er hinzu. Ziel sei es, „Technologie so einzusetzen, dass sie repetitive Aufgaben für Menschen erledigt, damit diese mehr Zeit für ihre Kunden und das Unternehmenswachstum haben.“

Wenn die Bedienung der Software schwierig ist, werden Unternehmen natürlich auch Probleme haben, neue Mitarbeiter einzuarbeiten und den vollen Nutzen aus dem System ziehen können.

„Es ist wichtig, dass die Software von Anfang an einfach zu bedienen ist“, sagt Dobbs und fügt hinzu: „Einfachheit ist kein nettes Extra, sondern ein strategischer Vorteil. Sie verkürzt die Einarbeitungszeit, sorgt für Konsistenz und erleichtert sowohl erfahrenen Anwendern als auch neuen Mitarbeitern die sichere Arbeit damit.“

Warum Cloud-native Technologien wichtig sind

Für Vermietungsunternehmen ist die genaue Überwachung der Wartung und Instandhaltung der Geräte unerlässlich. Bild: Adobe Stock

Hier werden die Vorteile nativer Cloud-Software konkreter.

Dobbs unterscheidet zwischen echten Cloud-nativen Plattformen und älteren Systemen, die lediglich mit einer Web-Oberfläche neu verpackt wurden.

Eine echte native Cloud-Anwendung, so sagt er, bedeutet Zugänglichkeit und Ausfallsicherheit.

„Man kann es auf dem Handy, Tablet, PC oder Laptop nutzen“, sagt er. „Es ist überall nutzbar und alles ist absolut aktuell.“

Das ist aus betrieblicher Sicht wichtig, denn, einfach ausgedrückt: Echtzeitdaten verbessern die Entscheidungsfindung. Die Teams können sehen, welche Geräte verfügbar sind, welche repariert werden, wann sie wieder einsatzbereit sind und was in der Werkstatt Priorität haben muss.

Aus Sicht des Geschäftswachstums ist dies von Bedeutung, da Cloud-Systeme leichter skalierbar und einfacher an neuen Standorten einzuführen sind und sich besser für die Integration mit Finanz-, Logistik- und Telematik-Tools eignen.

Und das ist auch aus Risikoperspektive wichtig, denn Cybersicherheit und Compliance rücken immer weiter oben auf die Tagesordnung.

„Zu wissen, dass Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden sicher sind, ist absolut entscheidend“, sagt Dobbs und merkt an, dass für Unternehmen, die größere Auftragnehmer oder regulierte Sektoren bedienen, Sicherheitsnachweise darüber entscheiden können, ob sie auf die Ausschreibungsliste kommen – oder eben nicht.

Die OnRent Go-Software von Klipboard kann von jedem Gerät, von jedem Ort und zu jeder Zeit aufgerufen werden.

Er argumentiert außerdem, dass kleinere Vermietungsfirmen den Schutz, den Cloud-Infrastrukturanbieter bieten, realistischerweise nicht erreichen können. „Dieses Sicherheitsniveau ist nicht billig, daher macht die Integration in native Cloud-Anwendungen dieses Niveau für alle erschwinglich“, sagt er.

KI sollte Menschen dabei helfen, schneller und intelligenter zu handeln.

Künstliche Intelligenz ist der nächste Schritt. Für Dobbs liegt der unmittelbare praktische Nutzen für Vermietungsunternehmen in der Beratung, Automatisierung und dem schnelleren Zugriff auf Erkenntnisse.

Er betont, dass KI den Nutzern helfen kann, Angebote schneller zu erstellen, das passende Zubehör vorzuschlagen, Ausnahmen aufzudecken und es weniger erfahrenen Mitarbeitern zu erleichtern, auf einem ähnlichen Niveau wie ein viel erfahreneres Teammitglied zu arbeiten.

Dobbs sagt: „Ein typischer Elternspruch, den wir alle kennen, lautet: ‚Wenn ich das, was ich heute weiß, schon in deinem Alter gewusst hätte…‘ Künstliche Intelligenz macht das jetzt möglich, denn mit KI als Assistentin haben Sie Zugriff auf einen riesigen Fundus an Informationen und Wissen.“

Ebenso wichtig ist, dass es Unternehmen dabei helfen kann, ihre Daten effektiver zu analysieren: welche Anlagen seit drei Monaten nicht bewegt wurden, welche Maschinen im Laufe der Zeit besser funktionieren, wo die Gewinnmargen am höchsten sind und wie die Auslastung des gesamten Maschinenparks verbessert werden kann.

Diese Technologie kann auch eingesetzt werden, um die Überbeanspruchung bestimmter Geräte zu verhindern, die Lebensdauer von Anlagen zu verlängern, unnötige Quervermietungen zu reduzieren und den Einsatz zu optimieren.

Abschließend hebt Dobbs das Potenzial von KI hervor, nachhaltigere Betriebsabläufe zu unterstützen, indem Leerlaufzeiten und unnötige Transportbewegungen reduziert werden.

Er betont jedoch nachdrücklich, dass KI den Menschen lediglich unterstützen, nicht ersetzen sollte. „Die endgültige Entscheidung trifft der Mensch. KI ist der Assistent, der Teams dabei hilft, Kunden besser zu bedienen, schneller zu handeln und fundiertere Entscheidungen zu treffen.“

Diejenigen Unternehmen, die jetzt handeln, werden die Gewinner sein.

Mit Blick auf die Zukunft ist Dobbs überzeugt, dass diejenigen Unternehmen erfolgreich sein werden, die Kundenorientierung und intelligente Datennutzung kombinieren. „Diejenigen, die sich durchsetzen werden, müssen anpassungsfähig und agil sein. Sie müssen digitaler, automatisierter, transparenter und sicherer agieren.“

Es erscheint wahrscheinlich, dass Unternehmen, die den technologischen Sprung wagen, sich so aufstellen werden, dass sie ihren Kunden einen besseren Service bieten, eine bessere Nutzung ihrer Ressourcen gewährleisten und generell bessere Entscheidungen treffen können.

In einem unter Druck stehenden Markt könnte sich genau das als der größte Wettbewerbsvorteil überhaupt erweisen.

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Dieser Artikel wurde von KHL Content Studio in Zusammenarbeit mit Experten von Klipboard erstellt.

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Alle nicht gekennzeichneten Bilder stammen von Klipboard.

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