Nikken automatisiert Rechnungssystem

Der japanische Autovermieter Nikken hat an 250 seiner japanischen Mietstationen ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem eingeführt. Die Technologie „Bill One“ von Sansan Inc. spart laut Unternehmen jährlich über 0,68 Millionen Euro und reduziert den Arbeitsaufwand um 14.000 Stunden.

Das Unternehmen erhält jährlich bis zu 276.000 Einkaufsrechnungen. Diese wurden bisher in Papierform verarbeitet, was Outsourcing (für Neumietverträge) sowie erheblichen internen Aufwand erforderte. Das Bill One-System empfängt Papierrechnungen, digitalisiert sie und lädt sie in die Cloud hoch.

Zusätzlich zum Arbeitsaufwand führten laut Nikken Schwankungen bei den Transaktionsbeträgen aufgrund von Änderungen der Mietdauer dazu, dass es häufig zu Abweichungen zwischen Zahlungen und Rechnungsdetails kam.

Baumaschinen in der Mietflotte von Nikken.

Das Unternehmen hat zudem den Abgleich von Zahlungsinformationen automatisiert, indem es die Rechnungsdaten mit seinen zentralen Buchhaltungssystemen verknüpft. Dadurch können die Mitarbeiter im Vertriebsbüro Unstimmigkeiten schnell erkennen und ein System einrichten, mit dem sie die Details mit den Lieferanten abstimmen können. Dies stärkt den Informationsaustausch und verbessert die Genauigkeit.

Tsuna Kazuma, stellvertretender Geschäftsführer der Nikken-Managementabteilung, sagte: „Da wir künftig mit Arbeitskräftemangel rechnen, wollen wir uns von einem arbeitsintensiven Geschäftsmodell verabschieden. Ein Weg, dies zu erreichen, ist die Neugestaltung unserer internen Geschäftsprozesse mithilfe von IT. Dieses Projekt wurde im Rahmen dieser strategischen Initiative initiiert.“

Kazuma sagte, das System sei im vergangenen Jahr von über 10.000 Kunden übernommen worden: „Darüber hinaus werden über 80 % der rund 276.000 Rechnungen, die wir jährlich erhalten, elektronisch empfangen, was einen stetigen Fortschritt bei unseren Digitalisierungsbemühungen zeigt.

„Angesichts unseres vielfältigen Produktportfolios, das Fahrzeuge, Maschinen, Ausrüstung, Handelswaren, Teile, Serviceeinkauf und Transport umfasst, sind wir davon überzeugt, dass diese Initiative es einer breiten Palette von Branchen ermöglicht hat, die Vorteile der digitalen Transformation zu nutzen.“